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仕事の失敗談をひたすら挙げて段取り研修を説明してみる

こんにちは!インターンの越前屋です。
今回は、段取り研修を紹介します。段取り研修へのカレイドの基本的な考え方について、私自身の体験談を交えて書いてみようと思います。お恥ずかしいことに私のインターン失敗談が続くかもしれませんが、どうか温かい目でお付き合いください。(笑)

まず、当社では段取りを「仕事全体に対する広義の段取り(タスクに優先順位をつける-プライオリティ設定-)」と「個々のタスクに対する狭義の段取り(未経験の出来事に対処する-タスクマネジメント-)」に分けています。それぞれ説明していきます。

プライオリティ設定

「段取り」というと個々のタスクに対するタスクマネジメントと思われがちです。ただ、日々の仕事は個々のタスクが積み重なってできていますよね。このため、まずは仕事全体を見てプライオリティ設定、つまり優先順位付けをすることが重要です。優先順位付けは、大小のタスクを洗い出して、それぞれの優先順位をつける活動です。

失敗談1
目についたタスクから手を付けた結果、上司に「あのタスクは?誰がやっているの?」と尋ねられて慌てる。そのタスクのことはすっかり忘れていた。

失敗談2
タスク完了を報告したら、上司が「いやいや今日はそっちじゃなくてこっちの仕事をやってほしかったんだけどな」という反応を見せた。

2つとも、まさにタスクを洗い出して優先順位をつける(そしてそれの合意をとる)、という活動が抜けていたためにおきた失敗でしょう。

また余談ですが、タスクをモレなく洗い出すには、仕事の全体像をとらえる必要がありますね。これが若手にはなかなか難しいなーとずっと思っていたのですが、「ロジカルシンキングを鍛えて大局観を持つ」というのが重要になるのでは、と最近気づきました。(ロジカルシンキングについては、小川のコラムをご参照ください)

話はそれましたが、「広義の段取り(プライオリティ設定)」のポイントは、まずは仕事全体を見てタスクを洗い出すこと、どの順序でやるのかを判断することです。失敗談には挙げませんでしたが、そもそも自分はそれをやるべきなのかといったことも大事になるかもしれません。

タスクマネジメント

仕事全体への広義の段取り(プライオリティ設定)ができたら、それぞれのタスクへの狭義の段取り(タスクマネジメント)へと移ります。こちらは多くの人が「段取り」といったときにイメージするものと近いでしょう。

タスクマネジメントでは、タスクのゴールを明確化し、大きなタスクは小さく分解し、小さくなったタスクをどの順序で行うかを逆算して考えます

失敗3
インターンメンバーでプロジェクトのチームが組まれたが、一向に進捗しない。

よく考えれば当たり前なのですが、プロジェクトはチームメンバーが決まっただけでは動きません。プロジェクトやタスクごとのゴール(いつまでに何をどのくらいやるのか)を明確に定めることが、まずは遂行のために必要ということを身に染みて感じました。これは、目標設定にもつながるところです。

失敗4
「来月新サービスをリリースする」と期限と方向性は示されたが、何をすればよいかわからないまま日々のタスクに埋もれて1週間が経った。

これは本当に恥ずかしい話なのですが、大きなタスクを前にどうすればいいんだ…とフリーズしてしまいました。悪夢です。放置はいけません。放置、ダメ、ゼッタイ。です。「困難は分割せよ」と、フランスの哲学者も、カレイドの高橋も言っています。

失敗5
分解したものを片っ端から片付けていこうと手を付けたら、その前に終わらせないといけないことがあって先に進めず…と右往左往しているうちに日が暮れた。なんだか行き当たりばったりだ。

逆算が足りていなかった失敗例です。明確化した目標のために、いつまでに何をどんな順序でやるべきかを逆算するようにしたら、行き当たりばったりで時間を食うようなことはなくなりました。

さて、ここまで段取りを概観してきましたが、それぞれの体験談に上司や依頼者やチームメンバーといった他者がいることにお気づきでしょうか?

普段の仕事の遂行では、誰かしら他者とかかわる場合が多いと思います。このため、あらゆる段階で関係者と合意をとることが極めて重要になりますね。実はこの部分がとてもとてもとっても重要だということを毎日のように学んでいます。関係者との合意なしには、仕事を進めてはいけません。きっと無駄稼働が生まれます。(何度も生みました。。)

まとめ

以上が、段取りの一部のノウハウ、私が1年8か月のインターンで蓄積した失敗(の一部)です。基本的な仕事のやり方ですが、教わる機会がないと「経験でなんとかする」になりがちですよね。最近では、リモートで仕事をすることも増えていて、このような基本のスキルが備わっていないとなかなかやりづらいのでは、とも思っています。

仕事をしながら段取りの重要性を痛感する日々なので、書きたいことが多くて、やや書きすぎてしまった気がします。
こんな感じの研修を受けさせてみたい!という方は、当社段取り研修のモジュール(プライオリティ設定タスクマネジメント)を見ていただければと思います。
また、今回書いたような事例はゲームになっています。こういったリアルな事例で学ばせたいという方は、「段取りチキン」をご検討ください。若手の仕事の仕方が変わるかもしれません!

タスクに優先順位をつける-プライオリティ設定-

未経験の出来事に対処する-タスクマネジメント-

仕事の段取り力向上ツール「段取りチキン」

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