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オンラインで研修をする際のパソコン基本操作

こんにちは、学生インターンの越前屋です。

驚かれる方もいらっしゃるかもしれませんが、オンラインで研修をする際に、研修の内容ではなくパソコン操作の部分にストレスを感じているためにスムーズにオンライン化ができないことがあるようです。

企業によっては、これまでの研修ではパソコンは使っていなかったということもあるようです。研修の内製化をスムーズにすすめるためには、パソコン操作についてもご案内しておくほうが良いように感じました。

環境としては、Win10+MSofficeを想定しています。モニターはシングルを想定しています。デュアルモニターの場合は少し異なる操作になりますので、別なコラムを追って書きたいと思っています。

パワポのスライドショーの使い方の超基礎

スライドショーを再開すると、スライド1から何十回もクリックしないと元に戻れない!?

まず、パワーポイントについてです。パワーポイントはショートカットを用いることでスライドショーにできるのは多くの方がご存知でしょう。パソコンの機種によって多少異なりますが、「F5」のことが多いようです。キーボードの小さいノートPCなどではFnボタンを同時に押す場合もあります。(別な方法として「Alt→S→B」もあります)

ただ、この場合、はじめからスライドショーが開始されてしまいます。途中から再開するには「Shift+F5」です(別な方法として「Alt→S→C」もあります)。これをご存知ないためにページ数の多いスライドは使いにくいという方も以前いらっしゃいました。はじめからになってしまった場合は、該当する「ページ番号を押してEnter」を押してみましょう。そのスライドに移動します。

スライドショーを終わらせる方法は「Esc」です。

ちなみに、基本的なスライドショー中のショートカットは「スライドショーにしたときに右クリック」すると「ヘルプ」が選択肢の中に出てきます。プレゼン中に忘れてしまったり、その他の各種ショートカットを知りたいという場合はこれを見るとわかりやすいでしょう。

画面共有を行う際には「発表者ツール」で予め設定をしておこう

次に、いよいよオンラインに関する内容にはいっていきます。画面共有を行っている場合に、「発表者ツール」が表示されてしまい、見せたくないメモなどが見えてしまう。だから画面共有時にスライドショーはできない、と思っている方もいるようです。こちらも設定で簡単に変更できます。

リボンの「スライドショー」>「発表者ツール」を選んでください。もしくは「モニター」でも構いません。ここに「発表者ツールを使用する」というチェックボックスがあります。このチェックを外しておけば、メモなどを含む発表者ツール全体が共有されることもなくなり、スライドだけが表示されるようになります。

スライドショーを始めると画面がそれだけになってしまう!?

もうひとつ、スライドショーを始めてしまうと、自分のパソコンにスライドショーが全画面表示されてしまって他のことができないとお悩みの方もいるようです。

そのお悩みを解決するおすすめ機能を説明します。
「スライドショーの設定」の「種類」の中に「出席者として閲覧する」というものがあります。ここにチェックをいれてスライドショーを実行してみてください。そうするとパワーポイントのウインドウ内でスライドショーが再生されますので、右上の最大化などを使ってサイズを調整できます。

これであれば、別なアプリケーションを利用しながらスライドショーを実行できます。

文字が小さくて読めない?そんなときどうする?

新型コロナの影響で、急遽オンラインになり、スライドショー用に作っていない文字の小さい資料を用いてプレゼンをする必要に迫られている方もいるでしょう。基本的に24ポイント以下の文字は教室では見えないとされますが、配布用を前提とした資料には12ポイントなどもありますので、こうした資料はなかなか使いにくいでしょう。文字は小さいが、資料を作り直す時間もない。そんなときにどうすれば良いでしょうか。

この場合に、拡大する機能があります。拡大するのは「Ctl+Shift++」です。こうすれば小さい文字でも拡大してズーミングプレゼンテーションツールのように拡大した状態でスライドショーを実施できます。

Windowsの便利機能

「Win+カーソルキー」で画面を分割しよう

次に、Windowsの機能です。Winキーはあまり使わない方も多いようですが、多くの機能がこのWinキーに割当られているのでいくつかを覚えておくと便利です。試しに、Winを押しながら左キーをおしてください。ウインドウが画面の左半分に入るのではないかと思います。もし2つ以上のアプリケーションを立ち上げている場合には、右側に表示する候補も示されたのではないでしょうか。

例えば、上記のスライドを実行しながら同時にZoomで参加者の様子も見たいといったときにはこの画面分割の機能は非常に役立ちます。

スライドショー再生時に別なウインドウを参照したい場合はどうすればいい?

スライドショーを再生しているときに、別なウインドウを開けたいことはないでしょうか。これができないと思っている方は多いようで、一旦スライドショーを止めているようです。

この際に役立つのは、2つのショートカットです。「Alt+Tab」を押すとタブを押すたびにアプリケーションが入れ替わります。私は予期しないアプリケーションが立ち上がるのを避けるために「Win+T」というショートカットを頻用します。これを押すと、画面下部のタスクバーが立ち上がります。すでに立ち上がっているアプリケーションを選んでも良いでしょうし、スタートから新しいアプリを立ち上げても良いでしょう。

デスクトップに戻るには?

デスクトップに戻れず、たくさん開いたファイルの最小化部分を連打する光景もよく見ます。こういう場合には、「Win+D」を覚えておきましょう。DはデスクトップのDなので覚えやすいと思います。様々なファイルが重なって開いているときに、全てを最小化してデスクトップ画面に戻れます。最小化されるだけでアプリケーションが閉じられるわけではないので便利です。

以上、地味に生産性を向上するパワポ&ウインドウズの操作方法でした。

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