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オンライン研修を行う際に必要な7つの投資

昨年1月から新型コロナウイルスの話を聞くようになり、もう1年になりました。この1年で研修のオンライン化も一気に進み、オンライン研修における新たな常識も生まれてきたように感じます。ただ、常識はところ変われば異なるものです。なので、私たちにとっての常識は整理して書いておいた方が先々のコミュニケーションにとって良いだろうと感じました。私たちが行った投資とその理由などについてつらつらと書きたいと思います。

  • 業務用PCと研修用PCは分ける
  • 有線LANでつなぐ
  • ソフトウェアを整える
  • 静かな環境を整える
  • モニターは最低2つ、できれば3つ
  • 入念なリハーサルを行う
  • 第二の会場を確保しておく

業務用PCと研修用PCは分ける

オンライン研修を行う端末は、専用のものを購入しました。業務用に使っているPCは、様々なソフトウェアをインストールしているなどの理由で重たくなっていることがあります。このため、不要なソフトウェア等は一切インストールせず、円滑に動くようにしています。当社では、Dell社のゲーミングPCであるAlienwareというものを購入しました。その他、社内のPCの大半をCorei-7にし、処理が円滑にいくようになりました。

有線LANでつなぐ

無線LANではなく有線LANでつなぐというのも新常識でしょう。当社は研修用の端末は有線LANで接続しています。当初は、光回線のwifiであれば大丈夫かと思い、無線LAN機器もPCもwifi6対応のものにしました。ところが、やや不安定なところがあり、音声や動画をリアルタイムで送受信する環境では、オンライン会議システムが自動的に画面共有の速度を遅くすることがあります。(オンライン会議システムの提供会社にも確認済みです。)

各種サービスに対して重たく感じるのは、オンライン会議システムの問題ではなく自分の環境が問題なことが大半です。ここは投資しなければなりません。そもそもの回線、使っているLANケーブル(CAT5eよりも新しいLANケーブルを使っているか)などさまざまなところに惜しまず投資しています。なお、無線を使うなら電子レンジは絶対使ってはいけません。

ソフトウェアを整える

オンラインの研修では、多くのソフトウェアを新たに用いることになりました。ウェブ会議システムはZoom/Teams/Webexをいれましたが、これだけでは私たちが求めるクオリティの研修ができません。このため、オンライン研修用には、動画をリアルタイムで合成するソフトウェアであるOBS STUDIOやそのプラグインのOBSVirtualCamなどを入れています。実は、OBS以前には、いくつか同種のソフトウェアも試みましたが、現時点ではOBSが最も良いと感じています。余談ですが、Zoom/Teams/Webexなどのうち、普段使っていないものがスタートアップに入っていると、PCの起動が遅くなることがあります。このため、日常的に用いていないものはスタートアップから外しておくことも重要です。※ちなみに、動画を合成するためには背景布として緑色の布(グリーンバック)がおすすめです。

また、関連して、研修を録画するためのクラウドストレージや動画を加工するソフトウェアも必要な投資でしょう。

静かな環境を整える

パソコンのマイクはノイズを拾ってしまうため、外付けマイクを購入しました。より静かな状態を作ろうと思い、雑音を消せるソフトウェアも導入しましたが、こちらは私の声の一部も削ってしまうことがわかったため、現在は使っておらず、アップデートが待たれます。

モニターは最低2つ、できれば3つ

ノートPC一台では質が高い研修は実施できません。人事の多くの方もおっしゃるとおり、ディスプレイは複数必要です。私の場合は、現時点ではノートPCに加えてモニタを2台利用しています。使い方としては、中央にはOBSを表示します。左側のモニターでスライドショーを操作し、右側のモニターで参加者をギャラリービューで見たり、ブラウザを表示します。こうした環境をトリプルディスプレイといいますが、これにより円滑な研修環境を整えています。

余談ですが、ノートPCは外に持ち出すことを前提とした機器です。その小さなキーボードや小さな画面は据え付けで仕事をするのには向いておりません。業務効率が落ちますので、固定して使う場合にはマウスとキーボードと外付けモニタを使うと思いますが、それにもう一つモニターを追加しただけというのが上記の環境です。

入念なリハーサルを行う

こちらは、オンラインに限っての話ではありませんが、研修ではリハーサルが必須で、ぶっつけ本番ではなかなかうまくいきません。特に、オンライン研修を行う場合は、オフラインと比べてブレイクアウトルームに行く前に全ての情報を共有したり、臨機応変な対応がしにくいことがあります。また、ソフトウェアのアップデートなども予め行っておく必要があります。

第二の会場を確保しておく

これまで一度だけですが、オフィスビルの回線が落ちるということが発生しました。そもそも研修実施は多くないのですが、数が増えると低い確率でしか発生しないことが顕在化しやすくなります。研修ができなくなるリスクを避けるために、緊急時には近隣のコワーキングに移動できるように対策を行っています。

さて、いかがでしたでしょうか。みなさんのオンライン研修の常識は当社と同じだったでしょうか。他にもあるよという方はぜひ教えていただけたら幸いです。

※本コラムは、当初は昨年の振り返りのコラム(未公開)に入れようと思ったのですが、この情報を入れることで長くなってしまうために切り出したものです。

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